新しい会議のやり方にチャレンジしました

突然ですが、先日新しい名称「IBM SmarterCloud for Social Business」に変わった「LotusLive」、皆さんはご利用されていますか？

どんな場面で使えるのかわからない。
メールや会議で済ませてるから特に必要ないかも。
などと思って、使っていない方も多いのでは？

実は弊社が先月行った3社合同セミナーは、この「IBM SmarterCloud for Social Business（当時はLotusLive）」を活用して、すべての打ち合わせをこのバーチャル上で行い、無事にイベントを開催することに成功したのでした。

今回は、ちょっとそのお話を・・・・

実は私も含め、何名かは初めての利用でした。
当初、顔合わせもなく「LotusLive上で打ち合わせをしましょう」となったときは、正直「大丈夫かな？」 と不安で、何度かFace to　Faceの会議を持ちかけたのですが、全員の予定が合わず、結局は一度も顔を合わせることなく、イベント当日を迎えるという前代未聞の合同セミナーでした。
結果、イベントはとても初めて組んだとは思えないくらいにスムーズに進行し、盛況のうちに終わりました。

では、どんな風にして進めたのか、ちょっとした例をお見せします。

フォーラムトップ画面

このように事前にそれぞれがいろんな立場や角度から、イベントの準備段階、当日、そしてフォローまでの懸案事項を各自が思いついたときにアップしていきました。
参加者は、時間があるときにこのフォーラムにアクセスして進捗の確認を各自で行います。

通常の会議だと、進捗確認と情報共有はできるのですが、その時その時のアイディアの共有はなかなかできませんよね。 普段自席で仕事をしながら、思いついたアイディアや確認が取れた連絡事項をタイムリーにアップする。 ここがポイントではなかったかと思っています。

また、各自で行うべきアクションについても項目別に管理できるので、漏れがなかったことも大きな要因です。

アクティビティートップ画面

約2ヶ月の準備期間で、やり取りした数は数百にあがります。これが、メールでのやり取りだと思ったら、ぞっとしますね。
後から整理するのではなく、整理された場所にしかるべき内容がある。
これも大きな魅力でした。

また、別の効果としては、事前にかなりのやり取りを行っていたため、同じプロジェクトに長いこと携わっている仲間意識をもって取り組めました。
実際のところは、初対面だったんですけどね。

イベント後の打ち上げは、もちろんみんなで一緒に盛り上がりましたよ！
これはバーチャルでは味わえませんから。

Teamstudio　林